نظام ضبط حركة المعاملات الصادرة والواردة بشكل آلي ويمنح نظام (راسل) إمكانية تتبع المعاملات على اختلاف أنواعها ومعرفة الحالة الراهنة للمعاملة كما يتيح نظام (راسل) إمكانية استقبال بريد من خارج النظام وتصدير بريد خارج النظام،إن نظام (راسل) يُدار بنظام صلاحيات متكامل يحدد المسؤولية بشكل دقيق كمايمكن دمج نظام (راسل) مع نظام الأرشفة (حافظ) وتعتبر هذه الأنظمة هي خطوة هامة نحو تطبيق مفهوم الحكومة الإلكترونية ويستهدف نظام (راسل) كافة الجهات التي لديها معاملات صادرة وواردة.
نبذة عن أنظمة المراسلات:
من خلال ما تعنيه كلمة مراسلات نجد أنها نظام بريد صادر ووارد وعندما يطبق هذا المفهوم على بيئة عمل في قطاع ما يحتاج هذا المفهوم البسيط إلى عدة ضوابط ومعايير تحكم هذا العمل وقد سعت كثير من النظم إلى مراعاة هذه المعايير والضوابط مع مراعاة المنطقة الجغرافية لبيئة العمل.
لماذا (راسل)؟
بشكل أكاديمي يحتاج أي بريد صادر إلى ضابط يميز هذا البريد ويعطي درجة لأهميته ويعطي درجة لأهمية الرد عليه وإتاحة استقباله من قبل شخص محدد ووحيد إذا اقتضى الأمر وإتاحة تحويله من شخص إلى آخر يملك نفس الصلاحيات بعد إضافة التعليقات والتوجيهات أو من قسم إلى آخر عبر شخص مفوّض إلى أن يسمى بريداً وارداً وربما بحاجة إلى رد فيحول ليصبح بريداً صادراً من جديد، هذا دونما النظر إلى احتمال تصدير البريد والرد عليه من داخل المنظومة ومن خارجها وتهيئة المعيار لقبول البريد الخارجي تصديره مع كل ماسبق يجدر التذكير بضرورة متابعة المعاملة (الإرسالية) ومعرفة حالتها وهل تمت عملية الأرشفة لها.. كل هذا وأكثر دفع شركة العمل لإصدار نظام (راسل) الذي غطى كل ماسبق وأكثر من خلال دراسة كاملة ومستوفاة لجميع الحالات وبيئات العمل التي يمكن أن تستفيد من هذا النظام .
الفئة المستهدفة:
كافة الجهات الحكومية والخاصة التي لديها معاملات صادرة وواردة وتريد ضبط حركة المعاملات فيها إلكترونيا.
نبذة عن نظام (راسل):
يعتبر نظام (راسل) منتجاً متكاملاً حيث يعالج جميع أنواع المراسلات والمعاملات
أولاً:(البريد الوارد):
يمكن للنظام استقبال البريد الوارد مهما كان نوع المعاملة ويتعامل البريد على أساسين:
1.من داخل النظام: حيث يعطى رقم تسجيل آلي للبريد ويوجه إلى صندوق الوارد للمستخدم المرسل إليه وتتم معاملته آلياً من حيث الإضافة إلى مهام المرسل إليه وأرشفة المرفقات...
2. من خارج النظام : يتم تسجيل البريد الوارد من خارج المنظومة بشكل يدوي مع إدخال المرفقات (مسح أو طباعة...) وذلك حسب الصلاحيات المعتبرة لذلك من قبل الشخص المسؤول ويوجه إلى صندوق الوارد للمستخدم المرسل إليه مع الإشارة إلى أنه ورد من الخارج ومن ثم يبدأ دورة داخل النظام حيث يمكن تصديره مرة أخرى.
ثانياً: (البريد الصادر):
يمكن للنظام إرسال بريد صادر مهما كان نوع المعاملة
1. إرسال إلى داخل النظام حيث يعطى البريد الصادر رقم آلي ويوجه إلى صندوق الصادر للمستخدم المرسل ويتابع آلياً كما سبق ذكره.
2 .إرسال إلى خارج النظام حيث يسجل البريد الصادر بشكل يدوي مع إدخال المرفقات (مسح أو طباعة) حسب الصلاحيات ويوجه إلى صندوق الصادر للمستخدم المرسل مع الإشارة إلى أنه بريد صٌدر إلى الخارج وتكمل عملية التصدير حسب الأصول.
ثالثاً: (المهام):
يوجد في النظام صندوق للمهام الخاصة بكل مستخدم وتحفظ المهام المطلوبة من المستخدم بشكل آلي (إرسال معامله .. رد على معامله خلال تاريخ محدد ....متابعة) أو يدوي حسب احتياج المستخدم مثل (للتذكير أو المتابعة ...)هذه المهام مرتبطة مع تقويم العمل الهجري المعتمد في النظام كتقويم أساسي.
رابعاً: (مفهوم الصلاحيات):
تعمل الصلاحيات على مستويين (صلاحيات النظام - صلاحيات المراسلات).
1. (صلاحيات النظام) صلاحيات المستخدم (تطبق على حساب ما لمستخدم ما) يقسم النظام منظومة العمل الفعلية المطبق عليها نظام المراسلات إلى مجموعة إدارات ولكل إدارة مدير خاص بها ومهمته منح أو حجب الصلاحيات عن مجموعة من المستخدمين وتغييرها من وقت إلى آخر إذا اقتضى الأمر ويمكن التحكم بهذه الصلاحيات بالإضافة أو الحذف حسب متطلب العمل، كما ويوجد في النظام مدير عام(over all administrators) وهو القادر على تغيير التقسيمات السابقة وتغيير المدارء الوسطاء(group administrator)وإضافة أو حذف مستخدم لإدارة معينة.
2. (صلاحيات المراسلات) صلاحيات المعاملة ( تطبق على معاملة صادرة محددة برقم في النظام ) (صلاحية الإرسال.. صلاحية الرد.. صلاحية إعادة الإرسال... صلاحية إضافة المرفقات والوثائق..صلاحية الحذف.. صلاحية التعديل.. صلاحية الإيقاف.. صلاحية منح الصلاحيات المحددة.. صلاحية مالك المعاملة الأصلي) ويتم التحكم بها عن طريق مدير النظام أو المالك الأصلي للمعاملة، المالك الأصلي للمعاملة هو الشخص المنشىء لها سواء كان هذا الشخص مرسلاً أصلياً أو مدخل(مستقبل لبريد خارجي).
خامساً:(التفويض أو التوكيل):
يمكن للمستخدم في النظام أن يفوض مستخدماً آخر بمعاملة محددة برقم في النظام وبإمكان الشخص صاحب المعاملة الأصلي تحديد صلاحيات التفويض على المعاملة (صلاحية الإرسال.. صلاحية الرد... صلاحية إعادة الإرسال... صلاحية إضافة المرفقات والوثائق.. صلاحية الحذف.. صلاحية التعديل .. صلاحية الإيقاف.. صلاحية منح الصلاحيات المحددة.. صلاحية مالك المعاملة الأصلي) وتحديد تاريخ بدء وتاريخ انتهاء للتفويض،تسحب الصلاحية آلياً، ومن الممكن إعطاء صلاحيات لمعاملة ما كاملة لشخص معين من قبل مدير النظام أو من قبل أي شخص أعطاه المدير العام الصلاحية بذلك من مدراء المجموعات.
سادساً: (تتبع المعاملة):
يمنح النظام إمكانية لأي مستخدم من متابعة معاملة والتنقلات التي جرت عليها كخيار أول أومعرفة أين وصلت هذه المعاملة وذلك حسب حساب المستخدم (حسب متطلب العمل ) كخيار ثان،مع إظهار أو إخفاء التعليقات وغيرها من الصلاحيات الموضوعة على التتبع من قبل مالك المعاملة أومدير النظام.